Faire l'inventaire de tout ce que vous faites en une semaine

L'inventaire des tâches du propriétaire consiste à noter, pendant une semaine normale, tout ce que vous faites, même les petites choses. En quelques minutes par jour, vous obtenez une liste qui montre précisément ce qui repose encore sur vous. C'est le point de départ pour déléguer, standardiser ou automatiser, et pour mesurer votre place dans l'entreprise.

Pourquoi faire l'inventaire

Demandez à un propriétaire ce qu'il fait dans une semaine, et il répondra souvent: « je gère ». C'est vrai, mais ce n'est pas utile. Gérer, c'est une centaine de petites actions: approuver un achat, rappeler un client, corriger une soumission, régler un conflit d'horaire, signer des chèques.

Ces petites actions sont invisibles parce qu'elles sont devenues des réflexes. Or ce sont elles qui rendent une entreprise dépendante de son propriétaire. Un acheteur ne s'inquiète pas de « la gestion » en général. Il s'inquiète de savoir qui fera, le lundi après la vente, chacune de ces actions.

L'inventaire les rend visibles. Il sert aussi de matière première à la cartographie de vos processus: chaque ligne de l'inventaire trouve sa place dans un processus.

La grille à utiliser

Préparez une feuille avec six colonnes. Vous pouvez la faire dans un cahier ou dans un tableur:

• Tâche: une action précise, en une ligne, avec un verbe.
• Durée: une estimation arrondie au quart d'heure.
• Processus: vendre, acheter, produire, livrer, facturer, recruter, finances, autre.
• Fréquence: chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année.
• Qui d'autre pourrait?: une personne qui pourrait le faire aujourd'hui, ou avec un peu de formation.
• Décision: à remplir seulement à la fin de la semaine.

Exemple de ligne: Approuver le bon de commande de pièces · 10 min · Achats · chaque jour · le chef d'atelier · déléguer.

Pendant la semaine, remplissez seulement les quatre premières colonnes. Ne jugez pas encore.

Les tâches qu'on oublie de noter

Certaines tâches échappent presque toujours au premier inventaire. Pensez à les ajouter:

• Les appels et textos de clients reçus le soir ou la fin de semaine.
• Les réponses que vous donnez en passant dans l'atelier ou le bureau.
• Les prix que vous dictez « de mémoire ».
• Les relations avec la banque, le comptable et les assureurs.
• Les tâches mensuelles et annuelles: fin de mois, renouvellement des assurances, inventaire physique, négociation des prix avec les fournisseurs.
• Les problèmes que vous réglez parce que « c'est plus vite si je le fais ».

Cette dernière catégorie est souvent la plus révélatrice. Elle montre là où vous êtes devenu, sans le vouloir, le goulot d'étranglement de l'entreprise.

Un exemple en Mauricie

Un cas inventé, mais typique: Richard, 60 ans, possède un atelier de mécanique de véhicules lourds à Trois-Rivières. Vingt-deux employés, environ 3 millions de dollars de chiffre d'affaires, une clientèle de transporteurs de la région. Il pense vendre d'ici trois ou quatre ans.

Après sa semaine, Richard a 96 lignes. Certaines le surprennent. Il a passé près de six heures à faire des estimations de réparation, parce que les clients transporteurs « veulent parler à Richard ». Il a approuvé une vingtaine d'achats de pièces, dont la plupart pour quelques centaines de dollars. Il a répondu à des appels de clients presque chaque soir.

En remplissant la colonne « qui d'autre pourrait? », il constate que son chef d'atelier pourrait faire la majorité des estimations courantes, que la commis aux pièces pourrait approuver les achats sous un certain montant, et que les appels du soir pourraient aller vers une ligne de garde partagée entre deux mécaniciens.

Sa colonne « décision » donne au final: une vingtaine de tâches à garder, une quarantaine à déléguer, une quinzaine à standardiser (avec une grille d'estimation et une limite d'achat), une dizaine à automatiser (rappels d'entretien aux clients, relances de factures) et quelques-unes à arrêter tout simplement. Richard a maintenant un plan, et non plus une impression.

Classer chaque ligne: cinq décisions

À la fin de la semaine, remplissez la dernière colonne. Chaque tâche reçoit une seule décision:

1. Garder. Les tâches qui demandent vraiment le propriétaire: la vision, certaines relations, les décisions stratégiques. Elles devront quand même être transmises un jour.
2. Déléguer. Quelqu'un pourrait le faire dès maintenant, ou après une courte formation. Voyez les décisions qui remontent toujours au propriétaire.
3. Standardiser. La tâche demande votre jugement parce qu'il n'y a pas de règle. Écrivez la règle (une grille de prix, une limite d'achat), et elle devient délégable.
4. Automatiser. La tâche est répétitive et demande peu de jugement: relances, rappels, rapports. Notre article sur l'automatisation en PME donne des exemples.
5. Arrêter. Certaines tâches n'ont plus de raison d'être. On les fait par habitude.

Votre plan pour la semaine

• Choisir une semaine normale et préparer la grille à six colonnes.
• Noter chaque tâche au fil de la journée, en une ligne, avec une durée estimée.
• Vendredi: ajouter de mémoire les tâches mensuelles et annuelles.
• Remplir la colonne « qui d'autre pourrait? » avec un regard honnête.
• Donner une décision à chaque ligne.
• Choisir trois tâches à déléguer dès la semaine suivante, et en parler aux personnes concernées.

Les tâches à « garder » qui reposent sur votre savoir (prix, trucs du métier, historique des clients) devront être captées un jour. C'est le sujet de l'article capter le savoir du propriétaire avant qu'il parte.

Un mot sur l'honnêteté

L'inventaire ne fonctionne que s'il est honnête. Notez la tâche refaite parce que la version de l'employé « n'était pas tout à fait correcte », le client rappelé pour arrondir les angles, l'achat approuvé sans regarder. Ce sont justement ces lignes qui montrent où l'entreprise s'appuie encore sur vous, et où un repreneur aurait de la difficulté dès le premier jour.

Choisir les trois premières tâches à déléguer

Ne commencez pas par la tâche la plus lourde. Choisissez-en trois qui cochent ces cases: elles reviennent souvent, une erreur coûterait peu, et quelqu'un les fait déjà à moitié. Chez Richard, ce sont les achats de pièces sous 500 $, les estimations de réparations courantes (freins, pneus), et la prise de rendez-vous. Pour chacune, prenez dix minutes avec la personne: ce qu'elle décide seule, ce qu'elle vous signale, et à partir de quand.

Puis notez la date dans votre agenda, dans six mois, pour refaire l'inventaire. La liste devrait avoir raccourci. C'est l'une des mesures les plus simples de vos progrès vers une entreprise qui tourne sans vous, et donc de ce qu'un acheteur verra.

Faites-le avec un pro

Seul, l'inventaire est vite fait, mais le classement l'est moins: on a tendance à tout « garder ». En entrevues avec vous et votre équipe, nous faisons l'inventaire et le classement en quelques jours, et notre partenaire régional aide à mettre en place la délégation et les outils. Pour voir où vous en êtes, commencez par l'audit gratuit, ou revenez à la première étape du parcours.

L'indépendance du propriétaire