Étape 5 sur 8
Étape 5: documenter ses processus, sans y passer six mois
Documenter ses processus, c'est écrire comment le travail se fait vraiment, assez clairement pour qu'une personne compétente puisse le faire sans vous appeler. Pas des classeurs que personne ne lit: des procédures courtes, des listes de contrôle, des vidéos d'écran et un organigramme à jour. C'est ce qui rend vos systèmes transférables.
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5articles pour aller plus loin
Cette étape fait partie du service 1: Automatiser et augmenter. Les trois services ensemble donnent le meilleur résultat.
Ce que vous aurez à la fin
- Une procédure courte pour chaque processus clé
- Le savoir du propriétaire capté: prix, trucs du métier, historique des clients
- Un organigramme avec rôles et responsabilités
- Un endroit unique où tout est rangé et à jour
Comment faire
- Faites documenter le processus par la personne qui le fait, pas par vous
- Enregistrez l'écran pendant qu'elle le fait, puis résumez en liste de contrôle
- Captez votre savoir en entrevues enregistrées de 30 minutes
- Faites tester chaque procédure par quelqu'un d'autre
- Rangez tout au même endroit et nommez un responsable par document
Les articles de l'étape 5
Aller plus loin
Étape 5 · Documenter
Documenter vos processus sans y passer six mois
Documenter ses processus en quelques semaines: qui écrit, quel format, dans quel ordre. Une méthode simple pour une documentation qu'on utilise vraiment.
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Écrire des procédures que les employés utilisent vraiment
Des procédures opérationnelles normalisées courtes, testées et faciles à trouver. Six règles et un exemple rempli pour que vos employés s'en servent.
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Capter le savoir du propriétaire avant qu'il parte
Le transfert des connaissances du propriétaire se prépare: entrevues enregistrées, fiches clients, règles de prix. Une méthode à commencer cette semaine.
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L'organigramme et les rôles qu'un acheteur veut voir
Un organigramme et des rôles clairs montrent qu'une PME peut tourner sans son propriétaire. Quoi y mettre, et un gabarit de fiche de rôle à remplir.
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Le manuel de l'employé, outil de transmission
Un manuel de l'employé à jour transmet vos règles et votre culture sans vous. Quoi y mettre, quoi éviter, et un plan pour le rédiger en quelques semaines.
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Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour documenter une PME?
- Avec une bonne méthode, les processus clés se documentent en quelques semaines. Le piège est de vouloir tout écrire d'un coup, par soi-même.
- Quel format utiliser?
- Le plus simple possible: listes de contrôle, courtes vidéos, schémas. Une procédure qui tient sur une page est plus utilisée qu'un manuel de 40 pages.
- Un acheteur lit-il vraiment la documentation?
- Il la regarde pendant la vérification diligente, surtout pour juger si l'entreprise peut tourner sans vous. Son existence compte autant que son contenu.
Faites-le avec un pro
Vous pouvez tout faire seul. Avec nous, c'est fait plus vite, et mieux.
Nous et notre partenaire régional implantons chaque étape directement dans votre entreprise, pendant que vous continuez de la diriger.
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