L'organigramme et les rôles qu'un acheteur veut voir

L'organigramme et les rôles qu'un acheteur veut voir montrent une chose: qui dirige chaque fonction quand vous n'êtes pas là. Une page avec des responsables nommés pour les ventes, les opérations, les finances et les ressources humaines, plus une fiche par rôle clé qui dit ce que chacun décide seul. Pas de flèches qui mènent toutes à vous.

Ce que l'acheteur lit dans votre organigramme

Pour un acheteur, l'organigramme est une radiographie. En quelques secondes, il voit où se trouve le pouvoir de décision, et donc où se trouve le risque.

Il cherche trois choses:

• Une deuxième ligne. Des personnes sous vous qui dirigent vraiment une fonction, pas seulement des employés qui exécutent.
• Pas de case vide. Chaque fonction importante a un nom. Si « ventes » et « finances » pointent toutes les deux vers vous, il le note.
• Pas de personne irremplaçable. Si une seule personne tient l'atelier, les achats et la planification, c'est un autre goulot. Notre article sur la dépendance à un employé clé explique pourquoi ça compte autant que la dépendance au propriétaire.

Dans beaucoup de PME, l'organigramme réel ressemble à une roue: le propriétaire au centre, tout le monde autour. L'acheteur veut voir une pyramide, même petite.

Les quatre fonctions à couvrir

Une PME de 1,5 à 20 millions de dollars n'a pas besoin d'une structure de grande entreprise. Mais quatre fonctions doivent avoir un responsable clair, autre que vous:

1. Ventes et clients. Qui tient les gros comptes, qui prépare les soumissions, qui règle les plaintes.
2. Opérations. Qui planifie la production ou les chantiers, qui gère la qualité, qui achète.
3. Finances. Qui suit la trésorerie, qui facture, qui fait le suivi des comptes clients, qui parle à la banque.
4. Équipe. Qui embauche, qui forme, qui gère les horaires et les conflits.

Une même personne peut tenir deux fonctions dans une petite entreprise. L'important est que ce ne soit pas toujours vous.

La fiche de rôle: le document qui compte

L'organigramme montre les cases. La fiche de rôle dit ce qu'il y a dedans. C'est ce document qui transforme un titre en responsabilité réelle, et c'est une pièce centrale de l'étape 5 du parcours.

Une bonne fiche tient sur une page et répond à six questions:

• Raison d'être du rôle: en une phrase.
• Responsabilités: cinq à huit, chacune commençant par un verbe.
• Décisions que la personne prend seule: avec les limites (montant, type de client, rabais permis).
• Décisions qu'elle prend après consultation: et avec qui.
• Indicateurs: deux à quatre résultats sur lesquels on la juge.
• Remplaçant: qui prend le relais en cas d'absence.

La ligne sur les décisions est la plus importante. C'est elle qui empêche tout de remonter à vous. Notre article sur les décisions qui reviennent toujours au propriétaire montre comment fixer ces limites.

Un exemple dans la région de Québec

Un cas inventé pour l'exemple: une entreprise de déménagement commercial et d'entreposage à Québec. Trois millions et demi de chiffre d'affaires, 35 employés en haute saison, des contrats avec des bureaux, des institutions et des gestionnaires d'immeubles. Le propriétaire a 60 ans.

Sur papier, il y a un répartiteur principal, une adjointe administrative et deux chefs d'équipe. En réalité, tout passe par le propriétaire: les soumissions, les embauches du printemps, les réclamations des clients, l'achat des camions.

Il dessine d'abord l'organigramme réel, celui qui montre qui décide vraiment. Le résultat le surprend: onze flèches arrivent à lui. Il dessine ensuite l'organigramme cible, à trois ans.

Le répartiteur principal devient directeur des opérations, avec une fiche de rôle qui lui donne les horaires, l'entretien et l'achat d'équipement jusqu'à un montant fixé, et les embauches saisonnières. L'adjointe devient responsable administrative et financière, avec la facturation, les comptes clients et le suivi de la trésorerie. Pour les ventes, il manque quelqu'un: il embauche un chargé de comptes, qu'il présente ensuite à ses clients un à un.

Deux étés plus tard, il ne reste que trois flèches vers lui: les gros contrats, la banque et les décisions stratégiques. C'est ce deuxième organigramme qu'un acheteur voudra voir.

Votre exercice de cette semaine

Prenez une feuille et faites ces cinq gestes:

1. Dessinez l'organigramme réel: qui décide vraiment, pas qui a le titre.
2. Comptez les flèches qui arrivent à vous.
3. Dessinez l'organigramme cible, dans deux ou trois ans, avec un nom dans chaque case.
4. Repérez les cases vides: elles demandent une promotion, une formation ou une embauche.
5. Rédigez la fiche de rôle de la personne qui doit prendre le plus de vos décisions.

Quand vos fiches de rôle sont prêtes, reliez-les à vos procédures: chaque procédure nomme un responsable, et ce responsable figure dans l'organigramme. Si ce n'est pas encore fait, commencez par documenter vos processus.

Où les propriétaires se trompent

• Dessiner l'organigramme rêvé et l'appeler réel. L'acheteur va parler à vos employés. Si l'organigramme dit une chose et qu'eux en racontent une autre, il croira les employés.
• Donner le titre sans le pouvoir. Nommer un directeur des opérations qui doit encore vous demander la permission pour chaque achat ne change rien. La fiche de rôle doit lui donner de vraies décisions, et vous devez les respecter.
• Créer des postes pour la forme. Un acheteur repère vite une structure gonflée juste avant la vente. Chaque case doit correspondre à un travail réel.
• Oublier les remplaçants. Un rôle sans remplaçant reste un risque. Nommez au moins une personne capable de prendre le relais pour chaque fonction clé.
• Tout changer en même temps. Les gens ont besoin de temps pour prendre leurs nouvelles responsabilités. Donnez une fonction à la fois, puis laissez-la s'installer quelques mois avant la suivante.

Où ça s'en va ensuite

L'organigramme cible et les fiches de rôle entrent tels quels dans votre Document de relève, dans la section sur l'équipe. Le repreneur y voit qui fait quoi, qui retenir en priorité et sur qui s'appuyer dès le premier jour. Ils serviront aussi dans la salle de données, lors de la vérification diligente.

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